第一章 总则

第一条 为规范吴阶平医学基金会档案管理工作，保护和利用好档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关法律法规，结合基金会实际情况，制定本制度。

第二条 本管理制度所称档案是指基金会在业务范围内开展活动中直接形成的并有保存价值的各种文字、图表、声影像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 基金会应当加强档案的收集、整理、保管和利用工作，不断完善管理制度，逐步实现档案管理工作的规范化、标准化、信息化。

第二章 归档类别和保管期限

第四条 基金会的档案包括:

(一)文书、人事、会计档案;

(二)照片、录音、录像等音像档案;

(三)业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案;

(四)标志、印章、题词、奖牌、奖章、证书等实物档案;

(五)其他档案。

前款(一)(二)项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。

第五条 文书档案包括:

(一)基金会章程、规章制度，基金会有关的计划、总结、请示、报告、批复、通知、会议记录、会议纪要、领导讲话、报刊文章、简报等;

(二)开展的项目或专项基金立项及审批的有关文件、项目文本、项目或工作进展的有关资料、项目总结及评估报告、资金使用情况等;

(三)基金会主办、协办、支持的各类会议、活动或培训等形成的文件材料，如会议通知、日程、报告、协议、签到单等;

(四)基金会对外发文与有关单位来往的文件，与有关单位签订的合同、协议等;

(五)相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定等文件材料。

第六条 人事档案包括:

(一)历届理事会理事、监事及主要领导名录及变更情况;

(二)组织机构的设立及变更情况;

(三)人员录用、任免的文件材料;

(四)职工劳动合同、工资薪酬、福利待遇方面等的文件材料。

第七条 会计档案包括:

(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证;

(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片以及其他辅助性账簿;

(三)年度或专项审计报告;

(四)其他财务资料，包括银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册以及其他具有保存价值的会计资料。

第八条 照片、录音录像档案包括:

(一)记录本基金会主要职能活动和重要工作成果;

(二)工作活动、重要会议、重要人物等;

(三)主办或承办的大型公益活动;

(四)上级领导和著名人物来基金会进行检查、视察、调研等工作或参加与基金会有关的重大活动;

(五)其他具有保存价值的照片、录音录像文件。

第九条 档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为10年、5年。

第十条 文书档案、照片和录音录像档案的保管期限参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行;会计档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行。

第三章 档案机构及职责

第十一条 基金会办公室负责基金会的档案管理，设档案员一名。档案管理的职责包括:

对基金会档案工作进行综合管理，档案的整理、保管、登记、借阅及对基金会各部门档案工作的督促检查。保证归档文件材料完整、准确、系统。

第十二条 基金会各部门设兼职档案员一名，负责本部门有关档案资料的收集、整理、分类、装订、保管等事宜。各部门兼职档案员的职责:

(一)了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料;

(二)认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每年的3月31日前应将归档文件材料归档完毕。

(三)承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第十三条 基金会各类行政收发文件，统一由办公室备案登记，随时收发，随时登记。

第十四条 会计档案管理应当符合《会计档案管理办法》的有关规定，由基金会财务部门具体负责。

第十五条 财务部门负责固定资产的管理，及时掌握固定资产的质量和使用情况，保障固定资产的安全、完整，提高固定资产的使用效益。

第四章 档案的收集管理

第十六条 各部门应将所负责的档案资料于次年3月31日前全部分类归档。

第十七条 各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在计划中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第十八条 各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由办公室归类存放，并按保管期限妥善保管。

第十九条 各部门归档的文件材料必须按年度立卷，一年之内发生的同一类事项,应按时间先后归入同一册档案之内。

第二十条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交档案员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销段。

第二十一条 各部门均应指定专人，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知办公室。

第二十二条 凡以基金会名义印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件(含原件)，一律由办公室统一收集管理。

第二十三条 由多部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料交办公室办理归档手续;

(二)本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声影像档案等向办公室办理归档。

第二十四条 档案按时间顺序依次排列并装订。一般包括:立项申请书、合同或协议文本、培训或会议资料、实施方案、合作方资料、通知或邀请函、日程、签到表或人员名单、总结报告等文件。

第二十五条 档案按照专项分开存放档案盒，同年度同保管期限多个档案盒则依次标明序号。档案盒内文件按照目录清单进行存档。档案应当逐卷或逐件编制档号，档号应当指代单一，便于检索、应用。

第五章 档案调阅和保管

第二十六条 查阅档案应在档案室内,原则上应有两人在场，因工作需要，需将档案材料携带出室外的,须经基金会主管领导或秘书长批准。

第二十七条 办公室应严格遵守档案工作纪律，应对已经存档的档案资料加强管理,经常清点,做到不损坏、不丢失。档案移交要有清单及移交人、接交人、主管领导等相关人员签字。

第二十八条 基金会应设专用文件柜进行档案保管,对发生褪变和破损的档案要采取补救措施,确保档案的完整与安全。

第二十九条 因玩忽职守造成档案资料丢失或造成不良影响者,视情节轻重予以处罚。

第六章 附则

第三十条 本制度经吴阶平医学基金会第五届理事会第七次会议于2024年7月19日审议修订通过正式施行。